Administratief medewerker burgerzaken gemeente Rotterdam
Functie omschrijving Administratief medewerker burgerzaken gemeente Rotterdam
Binnen de afdeling Mobiliteit zoeken we een breed inzetbare administratief medewerker burgermeldingen. De functie is onderdeel van het afdelingssecretariaat van de afdeling en de functie richt zich op de ondersteuning bij burgermeldingen, de algemene mailbox, terugbelnotities en andere werkzaamheden.
Een fors deel van de functie is gericht op het proces van de burgermeldingen. De afdeling Mobiliteit krijgt dagelijks meldingen binnen van burgers en bedrijven via mail, 14010, en per brief. Zo kan je denken aan klachten over te hard tijden in de straat, maar ook vragen om verkeersdrempels neer te leggen. Aan jou de taak om de afdeling te helpen bij het inboeken en verdelen van deze meldingen. Jij weet precies wie voor welk type vraag de inhoudelijk behandelaar is en zet tijdig de melding door. Wanneer de behandelaar een reactie geformuleerd heeft, zorg jij ervoor dat de melding wordt afgehandeld in het systeem. Jij checkt eerst het geformuleerde antwoord op spelling en grammatica. Vervolgens controleer je of het antwoord wel echt past bij de vraag die is gesteld in de melding. Tot slot, zet je het antwoord door naar de burger of het bedrijf. Dit doe je via het software programma E-Suite. Het is niet per se nodig dat je iets van het onderwerp mobiliteit of verkeer weet, maar het help uiteraard wel als je het een interessant onderwerp vindt.
Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!
Functie eisen Administratief medewerker burgerzaken gemeente Rotterdam
Jij bent in staat de inhoud je snel eigen te maken, jij weet van aanpakken en je bent sociaal vaardig. Je ondersteunt de collega’s op de afdeling hands-on en op een betrouwbare manier in hun werkprocessen, al zijn de aard van je werkzaamheden zelfstandig. Hierin blijf je resultaatgericht.
Je bent iemand die secuur te werk gaat en je hebt gevoel voor de Nederlandse taal. Samen met collega’s maak je in goed overleg afspraken over het verdelen van de werkzaamheden of ben je bereid bij te springen om piekwerkzaamheden gezamenlijk op te vangen. Hierin ben je flexibel, kun je snel schakelen en ben je stressbestendig.
Jouw werk is een continu proces en om die reden nooit af. Je hebt lol in de contante stroom aan meldingen en zit nooit stil. Daarnaast ben je weerbaar bij klachten van burgers en sensitief als de melding daarom vraagt. Je weet je goed te verdiepen in de aard van de melding en bent daarom ook omgevingsbewust.
Eisen
- Je hebt een secretariële of administratieve opleiding afgerond op minimaal mbo-niveau.
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring met een ondersteunende en dienstverlenende functie, waarbij klachtafhandeling en klantcontact centraal staat, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
- Je hebt minimaal 8 jaar ervaring met werken met verschillende softwareprogramma’s, waaronder Microsoft Office en Outlook, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
- Je bent goed in de Nederlandse taal in woord en geschrift. Dit blijkt uit het verificatiegesprek.
- Je bent per direct beschikbaar.
- Je bent beschikbaar in de kerstperiode, met uitzondering van de feestdagen.
Wensen
- Je hebt ervaring met het softwareprogramma E-suite.
- Je hebt een opleiding Schroevers, office & management afgerond.
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring bij een gemeente met 150.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 5 jaar.
- Je hebt ervaring met het schrijven en redigeren van stukken. Dit blijkt uit het verificatiegesprek.
- Je bent minimaal 2 dagen per week aanwezig op kantoor.
