Coördinerend management assistente

Het secretariaat ondersteunt de directeuren en het management van de afdeling Beleid & Kwaliteit. Er is veel werk, waardoor de vaste medewerkers niet genoeg tijd hebben om verbeteringen door te voeren. Daarom zoeken we een coördinator die verantwoordelijk is voor het verbeteren van de secretariële processen.

Werkzaamheden

• Je helpt het teammanagement bij het inhuren van extern personeel en beheert de afspraken met leveranciers. Je houdt bij wanneer contracten verlengd of beëindigd moeten worden.
• Je geeft de financieel adviseur informatie over de kosten van extern personeel, zodat het budget goed kan worden ingeschat en bewaakt.
• Je zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers soepel in- en uitstromen (met uitzondering van inhoudelijke training).
• Je maakt de werkprocessen binnen de directie efficiënter en houdt de kwaliteit in de gaten. Bij problemen neem je maatregelen om deze op te lossen.
• Je beschrijft administratieve processen en maakt duidelijke werkinstructies. Ook maak je heldere afspraken met de mensen die gebruikmaken van de diensten van het secretariaat.
• Je rapporteert de voortgang van je werk aan de teammanager. Je zorgt ervoor dat jullie minstens elke twee weken overleggen en je bespreekt vooraf de agendapunten. Na de vergadering bevestig je de belangrijkste besproken risico's via e-mail.
• Je zorgt dat iedereen op tijd en volledig geïnformeerd is.

• Je hebt hbo werk- en denkniveau, aangetoond door een opleiding op het gebied van management (certificaat of diploma wordt gecontroleerd).
• Je hebt een opleiding of training in projectmanagement afgerond (certificaat of cv wordt gecontroleerd).
• Je hebt een training gevolgd over hoe een bestuurlijke organisatie werkt (certificaat of cv wordt gecontroleerd).
• Je spreekt bij voorkeur goed Engels.
• Je hebt de afgelopen 5 van de 7 jaar leiding gegeven aan een secretariaat met minstens drie medewerkers.
• Je hebt in de afgelopen 3 jaar gewerkt met iBabs.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van directievergaderingen in zowel Engels als Nederlands.
• Je hebt minstens 5 jaar ervaring als eindverantwoordelijke voor de administratieve, financiële en facilitaire zaken van een secretariaat.
• Je hebt bij voorkeur minimaal 10 jaar ervaring in zowel de profit- als de not-for-profitsector.
• Kennis van of ervaring met interne audit is een pluspunt.
• Je kunt bij voorkeur direct beginnen

• 32 tot 36 uur per week
• Hybride werken
• Salaris conform CAO gemeenten Schaal 11
• Eindejaarsuitkering
• Reiskosten en thuiswerkvergoeding

Wij werven in opdracht van de gemeente Amsterdam

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.