Directiesecretaresse Havenbedrijf Rotterdam

Je komt tijdelijk het Bestuurlijke Ondersteuning team versterken; je primaire taak zal zijn om onze nieuwe COO te ondersteunen en een vliegende start te geven. Als directiesecretaresse bij de Bestuurlijke Ondersteuning zijn je dagelijkse taken zeer veelzijdig:

• Complex agendabeheer, het verzorgen van inkomende en uitgaande (mail)correspondentie, het plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, verzamelen van vergaderstukken en vergaderingen notuleren, telefoonafhandeling, het voorbereiden van reizen, waaronder het boeken van chauffeurs, reizen en hotelovernachtingen, reserveren van vergaderzalen, ontvangst van bezoekers, e-mail beheer van meerdere mailboxen.
• Het directiesecretariaat ondersteunt samen de directie en de RvC. De secretaresses helpen elkaar in het behalen van deadlines en doelstellingen en kunnen elkaars werkzaamheden onderling opvangen.

In deze functie werk je zelfstandig en in teamverband. Je bent in staat je eigen werk goed uit te voeren en start je dag door zelf te kijken welke dingen je kunt oppakken. Je weet wat er moet gebeuren en signaleert in een oogopslag of je prioriteiten voor de dag moeten wijzigen. Als directiesecretaresse ben jij sterk in plannen. Je zorgt ervoor dat de verschillende agenda’s en planningen realistisch zijn, weet de juiste prioriteiten te stellen en vooruit te denken. Jij bent een collega met een proactieve en constructieve werkhouding. Daarnaast kun je ook goed verwachtingen managen en kun je aangeven wat jij wel en niet kunt oppakken.
Je bent van nature dienstverlenend ingesteld en erop gericht om anderen te ondersteunen in het halen van gestelde doelen en resultaten. Je kunt creatief en oplossingsgericht werken om je collega’s zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen helpen. Iemand die het leuk vindt om samen te werken, maar ook heel zelfstandig kan opereren.

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

• Je bent full time (32/36 uur) beschikbaar.
• Je beschikt over HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 10 jaar relevante werkervaring met managementondersteuning, bij voorkeur directiesecretariaat.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal .
• Je hebt ervaring met Microsoft Office: Excel, Word, PowerPoint, OneNote, Microsoft Teams
• Je hebt ervaring met SharePoint, iBabs, SRXP, Proactis en met SAP 4 Hana

Het is een functie voor 32-36 uur per week. Starten per 6 januari 2024. In eerst instantie voor 3 maanden, dit kan verlengd worden. Salaris € 4.355,- - € 5.444,- per maand op basis van 36 uur

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.