Management assistent Openbare Orde en Veiligheid gemeente Utrecht

De afdeling Openbare Orde en Veiligheid (OOV) zoekt een managementassistent voor het team Officemanagement. Dit team bestaat momenteel uit vijf medewerkers:

• Een coördinator, die belast is met de functionele aansturing van het team en tevens met de ondersteuning van de directeur Veiligheid;
• Vier managementassistenten die belast zijn met de ondersteuning van vier clustermanagers;

De afdeling werkt primair voor de burgemeester (portefeuille openbare orde en veiligheid) en faciliteert het bestuurlijk proces. Complexe vraagstukken, media-aandacht, bestuurlijke interventies en onvoorziene incidenten maken dynamiek en flexibiliteit tot een vaste waarde in het dagelijks werk. Bij de afdeling Openbare Orde en Veiligheid werken ruim 120 medewerkers, zowel op stedelijk- als op wijkniveau. Wij willen resultaten boeken door samenwerking, door denken en doen met elkaar te verbinden, door oog te hebben voor de effecten in de samenleving van onze activiteiten en door ons stadsbestuur effectief te ondersteunen. Wij vinden dat goede collegiale verhoudingen, openheid en gelijkwaardigheid, humor en relativeringsvermogen bijdragen aan een motiverende werksfeer.

In deze rol van Management Assistent ligt in eerste instantie de focus op onderstaande werkzaamheden, maar naar verwachting zullen we op termijn het takenpakket uitbreiden.

Je taken zijn:

• Je bent primair verantwoordelijk voor de dagelijkse ondersteuning van de Clustermanager en het bijbehorende cluster, zoals het plannen van complexe afspraken met in- en/of externe partijen en het proactief beheren van de mailbox (urgentie inschatten, prioriteren en de opvolging bewaken). Je communiceert helder en actief over de zaken die jij doet en/of opvalt.
• Je bent verantwoordelijk voor de algemene werkzaamheden op de afdeling Openbare Orde en Veiligheid zoals complexe afspraken met interne- en/of externe partijen, ondersteuning bij bijeenkomsten, fysieke- en digitale postafhandeling, administratieve processen en het zorgdragen voor een goede (telefonische) bereikbaarheid
• Je voert ondersteunende HRM-taken uit voor de manager. Dit betreft ondersteuning bij sollicitatieprocedures en zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers;
• Je zorgt voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken (o.a. vergaderstukken in IBABS plaatsen).
• Je organiseert bijeenkomsten en reserveert vergaderzalen. Waar nodig en mogelijk meedraaien in projecten ter ondersteuning.
• Samen met je collega’s zorg je voor een uniforme werkwijze, zodat het werk gemakkelijk door een collega overgenomen kan worden als jij er niet bent;
• Ondersteuning bij het financiële proces (aanvragen van bestellingen) in de systemen MUIS/SAP.

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

• Beschikt over een afgeronde secretariële opleiding op in ieder geval MBO-4 niveau.
• Daarnaast heb je bij voorkeur minimaal 5 jaar ervaring als management assistent (of een vergelijkbare functie) in een dynamische omgeving;
• Ruime ervaring heeft met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook, Teams) en hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen;
• Kennis van iBabs is een pré
• Ervaring bij een Openbare Orde en Veiligheid afdeling is een pré

Verder herken je je in de volgende competenties/vaardigheden:

• Je kunt zelfstandig en proactief verschillende werkzaamheden tegelijkertijd organiseren en uitvoeren;
• Je signaleert opvallendheden / knelpunten en brengt deze onder de aandacht van de manager die je ondersteunt en/of richting je collega’s binnen het Officemanagement.
• Je bent resultaatgericht en werkt kwaliteits- en klantgericht (je hebt ervaring met klantcontacten).
• Je weet zaken en afspraken op urgentie te screenen en neemt deze met de benodigde discretie in behandeling.

Het is een functie voor 12-32 uur per week. In eerste instantie tot en met augustus 2025 maar dit kan verlengd worden.

Onze opdrachtgever is de gemeente Utrecht

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.