Projectassistent / Managementassistent

Je gaat werken binnen het team D&IT/ Support (SUP), onderdeel van de afdeling D&IT De afdeling Digital & Information Technology (D&IT) is verantwoordelijk voor alles wat met data en informatiesystemen te maken heeft binnen en soms ook buiten Havenbedrijf Rotterdam (HbR).

Opdracht beschrijving/belangrijkste werkzaamheden
Wij zoeken een vrolijke en energieke ondersteuner, die het leuk vindt om zich bezig te houden met een breed scala aan secretariële en administratieve en organiserende taken in een dynamische omgeving. Je bent onderdeel van het team Support, een vaste basis waar men op elkaar terug kan vallen bij werkdruk en verlof. Collegialiteit en onderlinge samenwerking vinden we binnen dit team belangrijk.

De volgende activiteiten behoren tot je reguliere werkzaamheden en worden zelfstandig uitgevoerd, je:

• Beheren van agenda en mailbox van 2 MT leden van de afdeling Digital en IT;
• Plannen en organiseren van afspraken;
• Organiseren van events, zoals afdelingsbijeenkomsten en trainingen.

Daarnaast behoren de volgende activiteiten tot je taken pakket:

• Toetst of inkoopaanvragen passen binnen vastgestelde richtlijnen, afgesloten inkoopcontracten en budget;
• Verwerkt inkoopopdrachten en zorgt voor de juiste communicatie hiervan richting de leverancier;
• Administreert en begeleidt het facturatieproces.

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

Functie eisen

• Goede beheersing van de Nederlandse taal.
• Afgeronde MBO opleiding
• Financiële ervaring, waarbij kennis van SAP gewaardeerd wordt.
• Secretariële vaardigheden voor het plannen van afspraken, het organiseren van vergaderingen en/of het notuleren
• SharePoint, Microsoft Office pakket, Office 365: Outlook, Excel, Word, PowerPoint, OneNote en Teams

Competenties:

• Communicatief sterk, open en transparant
• Goed overzicht kunnen bewaren en prioriteren (je laat je niet snel gek maken)
• Oplossingsgericht: creatief denken en handelen
• Neemt initiatief en stelt zich flexibel op
• Organiserend vermogen

Het is een functie voor 32 uur per week. Salarisindicatie € 2.912,- - € 3.863,- per maand op basis van 36 uur en is afhankelijk van opleiding en ervaring. Starten per maart tot en met het einde van het jaar. Verlengen is mogelijk, maar er is ook een mogelijkheid om na 1 jaar in dienst te treden bij het Havenbedrijf. ZZP is niet mogelijk.

Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.