Projectondersteuner Zuid-Holland bereikbaar

Als projectondersteuner (Hierna “PO”) ben je de rechterhand van de projectleider, die je ontzorgt ten aanzien van een groot aantal taken op het vlak van de projectadministratie. Denk hierbij aan het opstellen van (concept) voortgangsrapportages, het bijhouden van de projectfinanciën, overzien van de projectbemensing, het redigeren van contractvoorstellen, het beheren van de basisdocumenten met betrekking tot de projecten, of het ondersteunen bij hulpvragen. Je hebt hierbij contact met zowel de collega’s van de afdeling Bedrijfsvoering, onze projectleiders en hun teamleden en contactpersonen bij onze opdrachtgevers.

Let op! Het betreft geen secretarieel werk/management assistente of ondersteuner.

Taken en verantwoordelijkheden
Als nieuwe collega ben je verantwoordelijk voor de primair backoffice gerelateerde projectactiviteiten. Wij zijn niet opzoek naar kandidaten met een secretariële achtergrond! Belangrijke aspecten hierbij zijn:

• Je bewaakt en overziet de voortgang van het project en stelt (concept) voortgangsrapportages op voor interne en externe rapportagedoeleinden;
• Je houdt de projectfinanciën bij en bewaakt een juiste weergave van de financiële status van het project in het kernsysteem (AFAS);
• Je genereert periodiek rapportages uit AFAS waarmee je bewaakt dat alle kerninformatie compleet en actueel is, maar ook of de projectmedewerkers en leiders tijdig hun input in AFAS gezet en/of hun accorderingstaken hebben uitgevoerd.
• Je voorziet PMO en de coördinator projectenportfolio periodiek van jouw input voor de periodieke gesprekken met het MT;
• Je beheert alle reguliere projectdocumenten, actualiseert ze waar nodig en zorgt dat alle betrokkenen hier over geïnformeerd zijn en de actuele versies gebruiken;
• Je doet voorstellen voor het verbeteren van de informatie c.q. de toegankelijkheid in AFAS, mede vanuit het perspectief van de projectmedewerkers en -leiders. Je wordt betrokken bij gebruikerstesten.
• Je organiseert waar nodig project overleggen, al dan niet met externen en je bent hier creatief in.

Ben jij daarnaast ook op zoek naar mogelijkheden om aansluitende scholing te volgen? Dan ben je hier aan het juiste adres!

• HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 4 jaar in een ondersteunende rol in een project- of vergelijkbare omgeving;
• Relevante training gevolgd m.b.t. projectmatig werken, projectfinanciën en planningstechnieken is een pré;
• Aantoonbare ervaring met het werken met AFAS en de gangbare Microsoft-tools.
• Aantoonbare ervaring met projectfinanciën binnen projecten.

Het is een functie voor 24-32 uur per week. Starten per februari 2025. In eerste instantie tot en met het einde van het jaar, dit kan met 2x 12 maanden verlengd worden.

Zuid-Holland Bereikbaar is een samenwerking van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, Rijkswaterstaat, Provincie Zuid-Holland, gemeente Den Haag, gemeente Rotterdam, Metropoolregio Den Haag Rotterdam (MRDH), Havenbedrijf Rotterdam en ProRail.
Onze hoofdtaak is het verbeteren van de bereikbaarheid en leefbaarheid in Zuid-Holland. Om dit te realiseren zorgen wij, met de partners, dat de hinder tijdens werkzaamheden beperkt blijft en leveren wij een bijdrage aan de duurzame mobiliteitstransitie. We hebben ongeveer 100 mensen die werken bij ZHB. Dat is een vaste basis van circa 30 medewerkers en zo’n 70 mensen vanuit een flexibele schil.

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.