Secretaresse

Je bent werkzaam voor de Manager Digitale Transformatie. De afdeling bestaat uit ongeveer 40 collega's. Je werkt in een zeer dynamische omgeving gezien de lopende herinrichting van de afdeling en de toekomstplannen van de digitale visie.

• Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer en weet hier structuur in aan te brengen.
• Je plant afspraken en organiseert bijeenkomsten en vergaderingen. De vergaderlocaties zijn gereserveerd en er is rekening gehouden met efficiënte planning v.w.b. reistijden.
• Je beheert en stelt prioriteiten binnen de mailbox en de Officemanagement mailbox. Op verzoek bereid je vergaderingen voor en je bewaakt de actiepunten.
• Daarnaast voer je zelfstandig diverse administratieve taken uit. Denk hierbij aan financiële administratie zoals het aanmaken van inkooporders en het controleren van facturen.

Voor deze rol zoeken we een proactieve collega die goed zelfstandig kan werken en daar waar nodig ook de samenwerking op zoekt. Iemand die lef heeft en vragen durft te stellen en zijn/haar afspraken nakomt. Je weet als geen ander hoe je taken effectief uit handen kunt nemen en kan zorgen dat alles soepel verloopt.

Regelen en organiseren is jouw tweede natuur. Daarnaast kan je uitstekend de juiste prioriteiten stellen in al het werk dat er ligt. Outlook kent voor jou geen geheimen en ook de verschillende andere digitale systemen waar wij mee werken, ken je al of maak je je snel eigen. Hoe dan ook je weet je hierin goed je weg te vinden.

Verder werk je gestructureerd en zie je wat er moet gebeuren. Je bent iemand die gemakkelijk contact legt en bijzonder goed kan plannen. Vooruitdenken is essentieel. Zien wat er gedaan moet worden, samenwerken en ontzorgen.

Je hebt er plezier in om een manager te ondersteunen in een snel veranderende omgeving.

• 18 uur per week (vrij in te delen)
• Reiskosten
• Betaling conform cao

Portaal is één van de grootste woningcorporaties van het land, verspreid over het midden van Nederland.
De vijf regiokantoren in Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen zijn primair gericht op de verhuur van de woningen en de verbetering van de leefbaarheid in die regio’s.
Het centrale ontmoetingspunt van de organisatie is het Huis van Portaal in Utrecht.

Portaal is een ambitieuze woningcorporatie. We bouwen, beheren en renoveren woningen, en zetten ook een stap verder. We dragen bij aan goed samenleven in de wijken.
Dat doen we door ons in te zetten voor inclusieve buurten en verduurzaming van onze woningen. Daar worden onze huurders uiteindelijk beter van.

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.