Secretaresse / afdelingsondersteuner Vastgoed gemeente Utrecht

Als afdelingsondersteuner ben je verantwoordelijke voor de administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning van de medewerkers binnen het organisatie onderdeel VGU (vastgoed unit).

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van de medewerkers, vanuit een proactieve houding: signaleren en bespreken van zaken die spelen, waar mogelijk worden zaken zelfstandig opgepakt.
• Zorgen voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken.
• Maken van complexe afspraken.
• Voorbereiden van de agenda van afdelingsoverleggen; je zorgt voor de verslaglegging en het uitvoeren van acties.
• Organiseren van bijeenkomsten en facilitaire ondersteuning.
• Zorgen voor een uniforme werkwijze.
• Vervangen van collega’s bij afwezigheid.
• Uitdenken en geven van verbeterpunten aan collega’s van het secretariaat; je geeft hierbij aan hoe verbeterpunten in de werkprocessen kunnen worden doorgevoerd.
• Beheren van de mailbox en hierin prioriteiten stellen, samen met collega’s.
• Coördineren van indiensttreding van nieuwe collega’s.

• Een afgeronde secretariële opleiding op MBO 4-niveau.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner in een dynamische werkomgeving.
• Ervaring met MS-office pakketten en in staat om systemen snel eigen te maken.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:
• Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden, zowel bestuurlijk, management en uitvoerend.
• Plannen en organiseren.
• Proactief.

• 28 - 36 uur per week
• Reiskosten / thuiswerkvergoeding
• Werken in een dynamische omgeving, in een leuk team
• Tot en met 31-12-2025, maar kan verlengd worden bij goed functioneren.

Utrecht heeft jou nodig!

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Voor jou bij het organisatieonderdeel Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) binnen het team Secretariaat. Dit team bestaat, met jou erbij, uit vijf medewerkers. Wij zijn elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden.

Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) is de afdeling die optreedt als eigenaar van het maatschappelijke vastgoed van de Gemeente Utrecht. Van schoolgebouwen tot sportaccommodaties, van monumenten als de Domtoren tot buurthuizen en van (fiets)parkeervoorzieningen tot theaters en zwembaden. Het gaat om zo’n 1000 panden en zo’n 326 hectare grond. De opdracht van de VGU is om samen met partners en bewoners voldoende, duurzame eigentijdse voorzieningen voor maatschappelijke activiteiten te bouwen, te onderhouden en te renoveren. We doen dit vanuit de kernwaarden van de VGU: Betrouwbaar, Open, Veerkrachtig, Deskundig, Toekomstgericht.

Bij ons staan educatie en de ontwikkeling van jou als kandidaat hoog in het vaandel. Wij willen je graag opleidingsmogelijkheden bieden zodat jij jezelf verder kan ontwikkelen en je werk met nóg meer passie kan uitvoeren. Samen kijken wij naar dé opleiding die bij jou past. Omdat wij graag willen investeren in jou als kandidaat, nemen wij de kosten geheel op rekening.